Как сделать презентацию в Microsoft PowerPoint (часть1)

Пусть герои популярных книг, фильмов и фольклора станут для новичков проводниками в заманчивый, прекрасный, но подчас пугающий мир компьютеров и программ. На этот раз цель нашего похода — страна презентаций, область PowerPoint. А проведет нас персонаж многочисленных анекдотов...

Часто ли вам приходится выступать перед аудиторией? Не очень? Уточним: аудитория — не обязательно полный зал. Ею могут быть пятеро ваших коллег. Или даже всего один, но шеф. Аудитория — это любое количество слушателей (и зрителей), которым нужно что то сообщить, объяснить. И еще их, как правило, нужно в чем то убедить.

Перед такой аудиторией вам наверняка случалось выступать, и не раз. Средством убеждения кроме пламенных речей могло служить что угодно —от опытных образцов и фотографий до пресловутых пальцев, на которых менее запасливым докладчикам приходится объяснять свои идеи. Тем, кому доводилось защищать диссертацию или готовить доклад для конференции, хорошо знакомы отнюдь не творческие муки, в которых рождаются плакаты с графиками и диаграммами. И долго еще после выступления снятся реки пота, впадающие в озера туши...

Не нужно быть очень опытным пользователем, чтобы возразить: не обязательно чертить вручную. Тексты можно набрать в Word, таблицы сделать в Excel, там же —диаграммы и графики, а схемы и чертежи —в Corel DRAW или AutoCAD. И распечатать все это крупным шрифтом. От себя добавим: на хорошем лазерном принтере, который проглотит ватманские листы формата А1, не жуя. Желательно на цветном. Но после нескольких выступлений плакаты все равно истреплются. И тем быстрее, чем чаще вам придется возить их, свернутые в трубку, в общественном транспорте. Этих и многих других проблем просто не будет, если оформить все нужные материалы в виде презентации (см. “Да здравствует презентация!”). Подобно тому как электронные тексты создаются при помощи текстовых редакторов, а картинки —графических, для создания презентаций тоже есть свои программы. Одна из них установлена почти на каждом компьютере —это PowerPoint из пакета Microsoft Office. Например, из самой популярной на сегодня версии Office 97. С нею мы и хотим вас познакомить.

Помните знаменитый эпизод из кинофильма “Чапаев ”:начдив объясняет, что должен делать командир в разных ситуациях. Наглядных пособий у него, понятное дело, нет, и он хватает первое, что попадается под руку —чугунок картошки. Передвигая картофелины по столу, он изображает то нападение, то оборону, то бойцов, то пушки. И вот однажды случилось непредвиденное.

—Анка, вари картошку. Буду готовить лекцию о месте командира на поле боя, —сказал как то Василий Иваныч.
—Нету, кончилась! На прошлом заседании штаба всю съели.
—Тогда включай компьютер. Тот, трофейный, что мы у белых захватили, пока они на нем в DOOM играли. Буду презентацию делать (Плод усилий В. И. можно найти на нашей Web-страничке: http://www.cp.comizdat.com/program/chapaev.zip. Загляните — не пожалеете: не все вместилось на страницы журнала. Например, звуки читатель может услышать только загрузив презентацию на свой компьютер.). Значит, так: Пуск -> Программы -> Microsoft PowerPoint. . .

Сразу после запуска PowerPoint берет власть в свои руки. Никаких чистых листов, как в Word или Corel DRAW. Программа требует от пользователя по боевому четко определить дальнейшие действия (рис. 1 ):открыть существующую презентацию или создать новую, и если создавать, то как. Отметим сразу: те, кому такая назойливая предупредительность не по душе, могут закрыть это диалоговое окно при помощи кнопки Отмена (Cancel), а затем воспользоваться командой Сервис " Параметры (Tools " Options). Появится диалоговое окно параметров, очень похожее на то, что знакомо пользователям Word (рис. 2 ). Вообще то, параметров в нем много, хороших и разных. Когда вы познакомитесь с PowerPoint ближе, обязательно поэкспериментируйте с их настройкой: общаться с программой будет гораздо приятнее.

А пока, если хотите впредь начинать работу с создания новой, “чистой” презентации, отключите режим диалог при запуске (startup dialog). Но в начале пути мы не станем пренебрегать ничьей помощью. В частности, можно воспользоваться мастером автосодержания (AutoContent wizard). Среди его достоинств — панель, позволяющая в любой момент перейти к любому из окон мастера (рис. 3), классификация шаблонов по темам и возможность предварительно настроить параметры показа. К сожалению, здесь нет окон предварительного просмотра, так что о том, как будет выглядеть будущая презентация, можно только догадываться. Придется действовать методом проб и ошибок.

Рис. 3. Основные окна мастера автосодержания

Да здравствует презентация!

Тех, у кого это слово ассоциируется с роскошным банкетом, горько разочаруем: в этой статье под презентацией (отлатинского praesento —передаю, вручаю и английского present —представлять) подразумевается именно передача, представление аудитории новых для нее идей, планов, разработок. Другими словами, презентация в нашем понимании —это демонстрационные материалы для почти любого более или менее публичного выступления, от доклада начальству до рекламной акции или лекции в вузе. Компьютерная презентация —это файл, в который такие материалы собраны. Подобно тому как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов . Эти слайды можно не только выводить на экран компьютера или специального проектора по ходу выступления, но и напечатать на бумаге или прозрачной пленке. Достоинства такой презентации по сравнению с ворохом плакатов очевидны:

Последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем бегая с указкой меж развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, компьютерные позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения.

Конспект. Презентация — это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера.

Мультимедийные эффекты. Слайд презентации —не просто изображение. В нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио и видеофрагменты. Копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании слушатели могут получить все показанные материалы.

Транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых путешествий то на одно, то на другое “мероприятие ”. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а если есть необходимое оборудование —и вовсе перенести выступление в Internet и не тратить время на разъезды.

Другое дело — окно шаблонов (рис. 4). Чтобы его открыть, нужно либо выбрать режим шаблон презентации (template) в начальном окне PowerPoint (см. рис. 1), либо воспользоваться командой Файл -> Создать (File -> New). Шаблоны презентаций в этом диалоговом окне рассортированы по нескольким вкладкам. В каждой из них имеется окно просмотра и кнопки — переключатели вида, похожие на те, что используются в Windows Explorer:

(крупные значки),

(мелкие значки) и

(сведения). Остановимся на двух, самых интересных: Презентации и Дизайны презентаций. Дело в том, что существует два вида шаблонов PowerPoint: шаблоны содержания и шаблоны дизайна. Первые, как вы уже, наверное, догадались, расположены на вкладке Презентации и представляют собой заготовки презентаций, составленные по всем правилам ораторского искусства и приправленные некоторыми элементами художественного оформления. Вторые содержат только графику, без текстовой “начинки”. Для начала лучше воспользоваться как можно более подробным шаблоном, то есть шаблоном презентации. Недостающие элементы оформления можно будет добавить позже из шаблона дизайна.

Окно и инструментарий PowerPoint во многом напоминают Microsoft Word. Еще бы, ведь эти программы — из одного пакета! И самое главное: PowerPoint, как и большинство хороших программ, имеет так называемый дружественный пользовательский интерфейс (см. “Основные признаки дружественного интерфейса”). В нижнем левом углу рабочего окна PowerPoint, как и в Word, расположены кнопки выбора вида. Только здесь их больше.

— Ничего! Их много, но победа все равно будет за нами, — уверенно заявил Василий Иваныч. И, поплевав на руки, принялся за дело. Перепробовав по очереди все кнопки, он выяснил, что...

Этой кнопкой PowerPoint переключают в “послайдный” режим редактирования (рис. 5). В нем создают и редактируют отдельные элементы слайдов. С одного слайда на другой переключаются при помощи вертикальной полосы прокрутки, а также клавиш Page Up и Page Down.

Рис. 5. Режим редактирования отдельных слайдов

В помощь начинающему пользователю

Основные признаки дружественного интерфейса

    Все кнопки панелей инструментов снабжены “всплывающими” подписями. Чтобы такая подпись появилась на экране, нужно задержать на кнопке, не щелкая на ней, указатель мыши. Большинство элементов диалоговых окон снабжено контекстными подсказками. Чтобы такая подсказка появилась на экране, щелкните на элементе диалогового окна правой кнопкой мыши.
   Последний элемент строки меню — вопросительный знак. Если щелкнуть на нем, открывается меню справочной системы. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой . Правда, все это — для тех, у кого есть версия программы на русском или кто хорошо владеет английским.
   Большинство объектов снабжено контекстными меню. Если хотите узнать, что можно сделать с тем или иным объектом, просто щелкните на нем правой кнопкой мыши и просмотрите список команд.
   Программа “помнит” несколько последних операций. (В PowerPoint по умолчанию — 20. Это число можно изменить при помощи команды Сервис -> Параметры). Поэтому не бойтесь пробовать. Для отмены последней операции пользуйтесь комбинацией клавиш Alt+Backspace, кнопкой или командой меню Правка Отменить (Edit -> Undo), а для повтора только что выполненной операции или восстановления только что отмененной — клавишей F4, кнопкой или командой Правка Повторить (Edit_-> Repeat).
   Более и или менее стандартный интерфейс. Дабы не пугать новичков и не заставлять более опытных пользователей переучиваться при переходе с одной программы на другую, разработчики ПО стремятся стандартизовать интерфейс. Поэтому если при работе в Word или Corel DRAW вам понравился какой-нибудь прием, попробуйте “перенести” его в PowerPoint. Весьма вероятно, что это у вас получится. Например, для выделения нескольких объектов слайда в PowerPoint можно использовать тот же подход, что и в Corel DRAW: нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, последовательно щелкнуть на всех выделяемых объектах. Для создания фигур правильной формы, таких как квадраты, круги или пятиконечные звезды, удерживайте нажатой клавишу Shift, а чтобы рисуемая фигура “расходилась” из центра, а не от угла, — клавишу Ctrl. Соответственно, если нужно нарисовать фигуру правильной формы, начиная от центра, удерживайте нажатыми обе эти клавиши. И вообще, Shift и Ctrl — клавиши полезные. Попробуйте нажать их, выполняя разные операции — перемещение, вращение и т. п. Так путем “проб и ошибок” часто обнаруживаются интересные возможности.

Этой кнопкой PowerPoint переключают в режим разметки презентации, очень похожий на режим структуры документа в Microsoft Word. К левому краю окна “прилепилась” новая панель инструментов. Но тем, кто работал в Word, многие ее кнопки знакомы (рис. 6). В верхнем правом углу “плавает” окно для просмотра текущего слайда. Если щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, появится контекстное меню. Одна из его команд позволяет перейти в режим послайдного редактирования.

В этом режиме маленькие изображения слайдов выстраиваются на экране одно за другим в том порядке, в каком их будут показывать во время выступления. В этом режиме можно создавать и копировать слайды по одному и группами, а также менять их последовательность. Под стандартной панелью инструментов появляется панель Сортировщик слайдов (Slide Sorter).
...Василию Иванычу особенно понравились три первых элемента этой панели...
Кнопка

позволяет выбрать способ перехода от одного слайда к другому. При желании такой переход можно сопроводить разными звуками. Кстати, то же самое можно сделать, выбрав из меню Показ слайдов (Slide Show) или из контекстного меню слайда команду Переход слайда (Slide transition). Справа от кнопки

на панели сортировщика расположены два раскрывающихся списка, напоминающих списки шрифтов и стилей в Word. Первый из них определяет способы перехода для одного или нескольких слайдов (выделяют группу слайдов так же, как выделяют группу объектов в Corel DRAW — при помощи клавиши Shift). Второй список включает эффекты анимации при выводе текста. Для их просмотра можно воспользоваться пиктограммами, расположенными под слайдами (рис. 7).

Это режим заметок; он напоминает режим просмотра документов Word перед печатью. Страница делится на€двое. В верхней части изображен слайд, а в нижней — поле для заметок докладчика (рис. 8).

Заметки вносят при создании презентации. Затем их можно вывести на печать. Такие заметки полезно просмотреть перед выступлением, а если в них нет ничего конфиденциального — то и раздать слушателям вместо конспекта. Для ввода комментариев можно также воспользоваться командой Вид -> Заметки докладчика (View -> Speaker Notes).

Это режим, в котором, собственно, и показывают презентацию во время выступления. Обычно он полноэкранный, а слайды меняются либо автоматически, либо по щелчку мыши. Но эти параметры можно и изменить. Для этого выберите команду Показ слайдов -> Настройка презентации (Slide Show -> Set Up Show) и внесите нужные коррективы в появившемся диалоговом окне (рис. 9).

Вставка слайдов в PowerPoint

   В режиме разметки. Представьте, что слайд — это абзац текста, и вставляйте его, как будто работаете в Word. Если вы хотите создать “чистый” слайд, просто поместите курсор в конец предыдущего слайда-абзаца и нажмите Enter. Если же прототип слайда уже где-то существует — в другой презентации или в текстовом документе, в виде абзаца, — скопируйте его, поместите курсор в нужную точку презентации и нажмите Shift + Insert.
   При помощи команды Вставка -> Создать слайд (Insert -> New Slide) будет создан новый, “чистый” слайд с разметкой, которую выберете вы в открывшемся по этой команде диалоговом окне (рис. А).
   При помощи команды Вставка -> Дублировать слайд (Insert -> Duplicate Slide). Выделите уже имеющийся слайд презентации, выберите эту команду — и получите слайд-близнец, расположенный сразу после его “прототипа”.
   При помощи команды Вставка -> Слайд из файла (Insert -> Slides from Files). Эта команда позволяет копировать слайды из одной презентации в другую. Если воспользоваться ею, откроется диалоговое окно, показанное на рис. Б. Щелкните на кнопке Обзор (Browse) и выберите презентацию, в которой содержится нужный вам слайд. Чтобы его найти, щелкните на кнопке Показать (Browse). Затем отметьте нужные слайды и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Обратите внимание: искать слайды в этом окне можно в двух режимах: с показом копий слайдов и с показом заголовков.

Рис. А. Выбор разметки слайда, создаваемого по команде Вставка -> Создать слайд

При помощи команды Вставка -> Слайд из структуры (Insert -> Slides from Outline). Под структурой в данном случае подразумевается любой текстовый файл, абзацы которого PowerPoint преобразует в слайды презентации.

Рис. Б. Вставка слайдов из файла

В презентации, конечно, намного меньше текста, чем в текстовых документах. Еще бы: ведь если “выложить” на экран весь доклад, то зачем тогда докладчик? Кроме того, зрителям быстро наскучит читать с экрана. Они попросту заснут, а в перерыве попросят вас “сбросить” файл презентации на дискету. Гораздо лучше вынести на слайды только то, чего не объяснишь на словах: формулы, рисунки, таблицы и т. п., вплоть до видеофрагментов. Однако минимальное текстовое “наполнение” необходимо. Оно служит не только пояснением для картинок и таблиц, но и схемой, “скелетом”, на который опирается весь доклад. Поэтому любая, даже самая яркая презентация начинается с такой невзрачной и прозаической вещи, как план. Как правило, разделы этого плана “по совместительству” служат заголовками слайдов, а иногда и вспомогательными надписями. Весь этот текст вводят в режиме разметки. В стандартном шаблоне презентации какой-то план обычно уже есть. Поэтому постарайтесь выбрать шаблон, который будет как можно ближе к теме выступления.

— Толковый шаблон, — заметил Василий Иваныч, выбрав Общий доклад (стандартная).pot. — Все разложено по полочкам: о чем и когда говорить. А вот эти слова мы уберем. Вместо “Общий доклад” напишем: “Где должен быть командир?”. А в подзаголовке — “Лекция для младшего комсостава”. То есть для тебя, Петька. Понял?
— Так точно! Я уже и сольцой запасся. Какая же картошка... то есть, тьфу, презентация — без соли!
Последних слов Чапаев не услышал. Он задумался над следующим слайдом.
— Что это за надпись: “Введение”. О чем она? Ни о чем. А что путное заместо нее придумать — никак не придумаю. Да и зачем она нужна-то? — бормотал он себе под нос.
— Не нужна — убери. Шаблон не догма, а руководство к действию, — посоветовал комиссар Фурманов.
— И то верно. Дальше: “Объявите цели доклада”. Ну, с целью-то ясно, — и написал: “Ты есть комбриг, и подставлять свой лоб всякой дурацкой пуле неимееш права.”
— Ошибочка, Василий Иванович. Видишь, красным подчеркнуто? “Не имеешь” пишется раздельно и с мягким знаком. Да и стилистика у тебя хромает. — заметил Фурманов.
— Я здесь командир! И ты мне не указ, — взорвался Чапаев.

И напрасно. Ничто так не портит выступление и не подрывает авторитет докладчика, как ошибки и опечатки в тексте презентации. Они приковывают внимание публики, как грязное пятно на белоснежной рубашке. Поэтому не пожалейте времени на проверку. Лучше всего дайте прочесть текст кому-нибудь, сведущему в грамматике. А если такого человека рядом нет, воспользуйтесь хотя бы системой проверки орфографии PowerPoint, для чего выберите команду Сервис -> Орфография (Tools -> Spelling). Ее работа очень напоминает аналогичную функцию Microsoft Word. Можете поэкспериментировать и с командой Сервис -> Проверка стиля (Tools -> Style Checker), только не верьте ей на слово. Она вам насоветует...

...Наконец, план презентации был готов. В нее вошло восемь слайдов: титульный, введение, краткое содержание и описание пяти боевых ситуаций: отряд на марше, артобстрел, пулеметная атака, оборона и нападение. Оставшийся лишний слайд Чапаев, помня совет комиссара о том, что шаблон не догма, удалил недрогнувшей рукой. Кстати, эту операцию можно проделать двумя способами: в режиме разметки (так же, как удаляют абзацы в Word) и в режиме сортировщика (так же, как удаляют объекты в Corel DRAW). А вот вариантов вставки слайдов в PowerPoint гораздо больше (см. “Вставка слайдов в PowerPoint”).

Елена ПОЛОНСКАЯ, “К + П”,
e_polons@comizdat.com
(Продолжение следует)