Как сделать презентацию в Microsoft PowerPoint (часть2)

Продолжение начатого в предыдущем выпуске рассказа о том, как создать электронную презентацию_— прекрасное наглядное пособие для публичных выступлений.

— Что за интеллигентская бледность! Не пойдет,
— решительно заявил Василий Иванович, взглянув на экран. Он щелкнул правой кнопкой мыши на свободном поле слайда и выбрал из появившегося контекстного меню команду Применить оформление. Открылось диалоговое окно с таким же названием.
— Вот это по-нашему, по рабочекрестьянски! Красные и белые,
— сказал он, выбрав шаблон Углы.pot (рис. 1). И щелкнул на кнопке Применить (Apply).

Рис. 1. Дизайн презентации должен соответствовать ее содержанию

Существуют “художественные” детали, на первый взгляд не имеющие отношения к содержанию презентации. Тем не менее они определяют ее общий вид и влияют на то, как аудитория воспримет ваше выступление. Среди таких деталей дизайн, цветовая схема, фон и разметка слайдов. Для настройки этих параметров используются команды:

Обратите внимание: в окне Применить оформление перечислены те же шаблоны дизайна, что и на вкладке Дизайны презентаций диалогового окна Создать презентацию. Мы могли ими воспользоваться еще в самом начале. Но не стали этого делать, так как в шаблон дизайна, кроме фона, больше ничего не входит, а в шаблоне презентации есть много других полезных вещей.

Кстати, дизайн можно позаимствовать и из других шаблонов, и даже из других презентаций. Ведь окно Применить оформление — это обычное окно открытия файла Windows с областью предварительного просмотра. В частности, можно вообще отказаться от стандартного дизайна, щелкнув на кнопке

и выбрав шаблон Новая презентация.pot. Кроме дизайна в контекстном меню слайда и меню Формат можно выбрать фон и цветовую схему. По команде Фон открывается диалоговое окно (рис. 2), где определяется не только цвет, но и узор, градиентная заливка, текстура или изображение, которое послужит фоном для текущего слайда (кнопка Применить — Apply) или всей презентации (кнопка Применить ко всем — Apply to all). Для того чтобы изменить оформление группы слайдов, нужно перейти в режим сортировки, выделить эту группу и воспользоваться командами меню Формат. По команде Цветовая схема слайда открывается диалоговое окно, состоящее из двух вкладок. На вкладке Стандартная (Standard) можно выбрать одну из общих схем, предлагаемых шаблоном, а на вкладке Специальная (Custom) — цвета отдельных элементов (рис. 3).

Разметка слайда выбирается при его создании или определяется шаблоном. Но ее можно и изменить — при помощи команды Формат -> Разметка слайда. По этой команде открывается одноименное диалоговое окно (рис. 4). Благодаря разметке не только поддерживается единый стиль презентации, но и ускоряется создание слайдов со стандартными объектами.

Главные надписи презентации рождаются одновременно с ее планом. Впоследствии их форматируют, редактируют, передвигают с места на место — в общем, доводят до ума. А также, по мере необходимости, создают новые. Однако следует помнить, что любой текст, который “не вписывается” в разметку слайда, не будет отображен в режиме структуры презентации. Поэтому старайтесь выбирать разметку, максимально приближенную к окончательному виду слайда.

Для последних пяти слайдов презентации Василий Иванович выбрал разметку с единственным элементом — заголовком. Остальное место он отвел под боевые действия, а они ни в одном стандартном варианте разметки не значились.
— До чего удобно получается! На черном фоне у нас будет план сражения,
— рассуждал Василий Иванович, — на красном заголовок слайда, а на белом — главная тема доклада. — Да ведь ты уже написал ее на титульном слайде, — напомнил Фурманов.
— Ничего, ты сам говорил на политзанятиях: повторение — мать учения.

На этот раз Чапаев поступил совершенно правильно. Если у выступления есть красная нить — пускай она проходит через все слайды в виде ключевой фразы или эмблемы. Для того чтобы заголовок слайда оказался на красном фоне, его нужно сместить влево и развернуть на 90®. Делают это в режиме послайдного редактирования. Повернуть и переместить текст в PowerPoint можно двумя способами. Если большая точность не требуется, воспользуйтесь мышью. Такой метод перемещения текста в PowerPoint почти не отличается от перемещения большинства объектов Windows: текст просто перетаскивают мышью. Единственная тонкость: “брать” нужно не “за сам текст”, как, например, в Corel DRAW, а за рамку, которая появляется вокруг него при выделении.

При этом рядом с указателем мыши возникает крестик со стрелками на концах (рис. 5). Чтобы перемещаться строго по горизонтали или по вертикали, удерживайте нажатой клавишу Shift. Если же перетащить один из боковых или угловых манипуляторов, расположенных на рамке, то эффект будет тот же, что и при изменении размера кадра (фрейма) в Word: вы измените область ввода текста. Но не рассчитывайте изменить таким образом и размер шрифта, как это делается в Corel DRAW. Чтобы повернуть текст, щелкните на кнопке

, расположенной на панели инструментов Рисование (Drawing). Последняя очень напоминает одноименную панель инструментов Word, и даже расположена там же — в нижней части окна приложения. По углам выделенного объекта появятся жирные точки, а указатель мыши примет такой вид, как на рис. 6.

Если навести его на одну из этих жирных точек и, удерживая нажатой левую кнопку, перетащить указатель в сторону, то выделенный текст станет поворачиваться в соответствующем направлении. Помещенный же на сам текст, указатель мыши примет вид крестика со стрелками. В таком режиме надпись можно перемещать с места на место. Нажав клавишу Shift, вы увеличите шаг поворота или перемещения. Это удобно, если нужно повернуть надпись, например, на 45® или 90®. Чтобы вернуться в исходный режим редактирования, щелкните на кнопке

панели инструментов Рисование. Чтобы точно расположить надпись (как, впрочем, и любой объект), лучше воспользоваться диалоговым окном Формат автофигуры (Format AutoShape, рис. 7).

Оно открывается по командам Автофигура (AutoShape) меню Формат или Формат автофигуры контекстного меню. (Для объектов, вставленных в PowerPoint из других приложений, эти команды называются Объект (Object) и Формат объекта (Format Object)). В этом окне несколько вкладок и масса интересных параметров, причем их ассортимент зависит от вида объекта. Позже можете поэкспериментировать с ними самостоятельно, а пока обратите внимание на параметр поворот (Rotation) на вкладке Размер (Size). Введите значение –90 и щелкните на кнопке OK. Надпись встанет вертикально и ее можно будет переместить на красное поле слайда. Осталось изменить размер шрифта, чтобы надпись не выходила за пределы “красной” области. Это делается так же, как в Word: выделяется текст, после чего на панели инструментов Форматирование (она почти ничем не отличается от одноименной панели Word) выбираются необходимые параметры. Разумеется, то же самое можно сделать и при помощи команды Формат -> Шрифт (Format -> Font).

— Тридцать второй размер, полужирный — как раз то что нужно!
— удовлетворенно вздохнул Василий Иванович и вытер вспотевший лоб.
— А мне бы не подошел. Мне даже тридцать восьмой жмет, если на шерстяной носок,
— отозвалась Анка.

Кстати, если ваши художественные запросы идут дальше размера, цвета и прочих стандартных атрибутов шрифта, можете воспользоваться стилями WordArt. Щелкните на кнопке

и выберите из появившегося диалогового окна (рис. 8) что-нибудь покрасивее.

— Хочу вон тот, с голубыми тенями! И этот! И еще тот!
— завизжала Анка, у которой от всей этой пестроты глаза разбежались.
— Остынь. Никаких WordArt’ов не будет. Не то ты и во время доклада станешь смотреть на эти голубые тени, а о том, что я буду рассказывать, и думать забудешь,
— осадил ее Василий Иванович.

В самом деле, вычурное оформление может отвлечь внимание аудитории от главного — того, что вы хотите ей сообщить. Поэтому не пытайтесь применить в одной презентации все возможности PowerPoint. Лучше исходить из обратного принципа: поместите на экран не то, что на нем помещается, а то, без чего нельзя обойтись. Чтобы вставить в верхней части слайда надпись “Где должен быть командир?”, можно воспользоваться командой Вставка -> Надпись (Insert -> Text Box) или кнопкой

. В месте, которое вы затем укажете мышью, появится маленькая рамка, в какие обычно заключаются надписи на слайдах PowerPoint (и кадры в документах Word). Остается только ввести и отформатировать требуемый текст.

— Tahoma, 40 (уж этот-то тебе, Анка, будет в самый раз!), опять же полужирный... Ну и дела! Где же моя надпись? Ах вот оно что: белого на белом не видно, — догадался Василий Иванович.
— Смотри, Петька, и учись: вот что значит маскировка! — И что же с ней делать, с проклятой? — А вот что: видишь списочек внизу? Выделяем текст, Формат -> Шрифт, и меняем цвет на черный.

Вставка таблиц и диаграмм

Размещение на слайде таких важных элементов презентации, как таблицы и диаграммы, в сущности, мало отличается от вставки любых других объектов. Ведь на самом деле за эти объекты “отвечает” не PowerPoint, а приложение, в котором их создают — Microsoft Graph, Word или Excel. Не верите? Создайте в PowerPoint диаграмму при помощи кнопки , а затем выберите из ее контекстного меню команду Открыть объект Диаграмма. Что открылось? Правильно, окно Microsoft Graph. Поэтому, если вы умеете создавать таблицы и диаграммы в Word, Excel и Graph, значит, вы умеете создавать их и в PowerPoint. А если не умеете... Что ж, это тема другой статьи. Однако, в отличие от других приложений, диаграммы PowerPoint можно “оживить”. Это делается с помощью вкладки Эффекты в диаграммах (Chart Effects) диалогового окна Настройка анимации (рис. A).

Рис. A. «Оживление» диаграммы

Кроме “списочка” цветов в диалоговом окне Шрифт (рис. 9) есть много других интересных вещей, например, разнообразные эффекты. Попробуйте применить их: результаты нередко оказываются весьма интересными. В структуру презентации, отражаемую в режиме разметки, вставленные таким образом надписи не попадают. Но в нашем случае это и не нужно. Надпись “Где должен быть командир?” на последних пяти слайдах презентации — это напоминание, эмблема, а вовсе не часть плана. В противном случае было бы лучше предварительно изменить разметку слайда так, чтобы предусмотреть место для новой надписи или сразу создавать ее не в режиме послайдного редактирования, а в режиме разметки.

— Уф, наконец-то надписи готовы! — вздохнул Василий Иванович.
— Неужели для оставшихся четырех слайдов придется повторить то же самое? Нет уж, лучше скопировать готовый, а потом изменить, что нужно.

Да, так проще. Если несколько слайдов имеют похожие элементы, создайте первый из них, а остальные дублируйте при помощи команды Вставка -> Дублировать слайд (Insert -> Duplicate Slide). Лучше всего работа этой команды видна в режиме сортировщика.

Любое выступление — это маленький спектакль. И как для всякого спектакля, для него нужен сценарий. “Как, разве его у нас еще нет?” — спросите вы. Конечно, у нас есть план. Общий. Но каждый слайд — это тоже маленькое представление, и для него тоже нужен сценарий — более подробный, вплоть до отдельных фраз, которые вы будете говорить, и действий на экране, которыми они будут сопровождаться. Такой сценарий удобно оформить в виде таблицы: она пригодится не только при создании презентации, но и в ходе выступления. Заодно можно выделить фразы, на которых при выступлении следует сделать ударение, а также описать ваши действия по ходу доклада, чтобы не сбиться.

Василий Иванович это знал. И чтобы чего-нибудь не забыть, нарисовал таблицу 1.
— Где же ты возьмешь все эти объекты — отряд, командира, а главное — возвышенное место?
— полюбопытствовал Фурманов.
— А вот сейчас увидишь. Ничего особенного здесь нет,
— ответил Чапаев.

В PowerPoint есть множество готовых объектов — главным образом геометрических фигур, стрелок и линий. Они находятся в меню Автофигуры (AutoShapes) на панели инструментов Рисование (рис.10). Их можно изменить при помощи меню Действия (Draw), многие команды которого напоминают аналогичные команды Corel DRAW: поворот, сдвиг, выравнивание, распределение и т. п. Но даже если команда незнакома — не бойтесь пробовать. Ведь неудачный результат всегда можно отменить. Остальные объекты — и их большинство — импортируются в PowerPoint из других программ. Такова уж природа презентации: это “собирательный” документ, в который вставляются объекты из других приложений, лучше приспособленных для их создания. Например, таблицы “заимствуются” из Word или Excel, а сложные рисунки — из Corel DRAW или AutoCAD. Для этого в PowerPoint кроме команд меню Вставка предусмотрены даже специальные кнопки на стандартной панели инструментов:

— Смотри,
— сказал Чапаев Фурманову, — вот мои объекты (таблица 2).
— А ведь ты врешь, Василий Иванович! Здесь кое-чего не хватает, — заметил Фурманов. — Где твои “крышка отряду” и “исчезающий командир”? — Подожди. Всему свое время.

Об этих, с позволения сказать, “объектах”, которые на самом деле служат, чтобы показать действия, мы поговорим позже, когда займемся анимацией слайдов. А заодно остановимся на самых интересных, на наш взгляд, особенностях создания обычных, статичных объектов.

Елена ПОЛОНСКАЯ, “К + П”,
e_polons@cp.comizdat.com
(Окончание следует)