Как сделать презентацию в Microsoft PowerPoint (часть3)

Финал полушутливой- полусерьезной эпопеи о том, как Василий Иванович презентацию делал...

— Василий Иваныч! А давай твой героический портрет на титульный лист присобачим! Всего и делов — Вставка Рисунок Из файла, а твоя фотография у нас есть, — предложил Петька, который уже начал кое-что понимать.
— Нет. Помнишь, где в шаблоне было написано: “Представьтесь”? На втором слайде, — возразил Василий Иваныч и поместил портрет там, где “советует” шаблон — точь-в-точь над изречением о комбриге. Получилось очень внушительно (см. слайд 2 на рис. 1).

PowerPoint отличается богатым выбором функций для вставки объектов из других приложений. Помимо стандартной команды Microsoft OfficeВставкар Объект (Insert Object) в меню есть множество команд для вставки специфических объектов — таблиц, диаграмм, рисунков, автофигур PowerPoint и т. п. Правда, если вы захотите вставить в презентацию рисунок, который еще только предстоит создать в другом приложении, например в Corel DRAW, не рассчитывайте найти нужную команду во вложенном меню Вставка Рисунок (Insert рPicture). Оно позволяет создавать только стандартные объекты, такие как автофигуры PowerPoint и надписи WordArt, а также помещать в презентацию готовые изображения из файла или из коллекции Microsoft Clip Gallery. Лучше воспользуйтесь командой Вставка рОбъект и выберите из списка в появившемся диалоговом окне приложение, “отвечающее” за создание объекта нужного типа. Щелкнув на кнопке OK, немного подождите, и вы увидите, что окно PowerPoint преобразится: на месте панелей для редактирования презентаций появятся панели выбранного вами приложения (рис. 2).

Рис. 2. Вставка в презентацию нового объекта Corel DRAW

Когда объект будет готов, для продолжения работы над презентацией щелкните в любом месте рабочей области за пределами рамки, в которую заключен редактируемый объект. А если изображение уже есть, то разместить его на слайде совсем просто.

Наконец, “на крайний случай” в PowerPoint имеется “коллекция” стандартных символов, или автофигур, объединенных в одноименное меню на панели инструментов Рисование (рис. 3).

Выбор здесь, мягко говоря, небогатый. И “обогащению” он не подлежит. Но для структурных схем и мелких “добавок” к основному изображению этого вполне хватает. Зато “родные” автофигуры PowerPoint гораздо проще редактировать, чем те же фигуры, вставленные из другого приложения. Поэтому, если требуется нарисовать нечто несложное, прежде всего попытайтесь обойтись собственными средствами PowerPoint, и только при неудаче обращайтесь к более “умелым” в этом смысле программам. Например, звездочки, обозначающие “красных” на “карте военных действий”, выбраны из группы автофигур Звезды и ленты (Stars and Banners), а стрелки, изображающие наступление противника, — из группы Фигурные стрелки (Block Arrows).

— Эй! Куда же она девалась? — возмутился Василий Иваныч, когда с таким трудом “отловленная” в меню “звездочка” вдруг исчезла со слайда, оставив после себя лишь угловые квадратики-манипуляторы. — От призыва в нашу армию уклоняться? Нет, шалишь!

Анекдотический начдив знал, что говорил. Если “свежесозданный” объект не виден — нужно менять его свойства. Для этого щелкните на объекте (или на том месте, где он должен находиться, если верить манипуляторам) правой кнопкой мыши и выберите из появившегося контекстного меню команду Формат автофигуры (Format AutoShape). Если, несмотря на все усилия, “строптивый” объект не выделяется, очертите указателем мыши (при нажатой левой кнопке) область, в которой он должен находиться и, когда на экране появится если не сам объект, то его манипуляторы, выберите команду Формат Автофигура. Появится диалоговое окно Настройки. В нем, в частности, выбирают цвет заливки и контура (рис. 4).

Замените эти цвета с Авто на красный и белый, соответственно, — и получите то же, что и в нашей презентации. Кстати, если не хотите при неудаче повторять все с самого начала, воспользуйтесь кнопкой Просмотр (Preview). Она позволит вам увидеть измененный объект, не закрывая диалогового окна (если только это окно не заслоняет объект на слайде).

Как и во многих других приложениях, в PowerPoint по углам и сторонам выделенного объекта появляются маленькие квадратики-манипуляторы, предназначенные для масштабирования, растяжения и сжатия объекта. Кроме того, некоторые автофигуры снабжены дополнительными манипуляторами, допускающими более сложное изменение очертаний. В частности, при стрелке, изображающей “наступление противника”, имеется, кроме стандартных, еще три манипулятора, благодаря которым можно сделать “толще” или “стройнее” ее отдельные части (рис. 5).

Рис. 5. У некоторых автофигур PowerPoint есть дополнительные манипуляторы

Для того чтобы скопировать объект, не обязательно использовать команды меню Правка Копировать (Edit Copy) и Правка Вставить (Edit

Paste) или соответствующие им комбинации клавиш Ctrl+Ins и Shift+Ins. Можно просто перетащить объект, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Так быстрее и буфер обмена не нужен. Например, так удобно “размножить” красные звездочки, чтобы изобразить “чапаевский отряд”, или бегущих человечков из Microsoft ClipArt, чтобы изобразить “убегающего противника”.

Как и в большинстве приложений, имеющих дело с произвольно располагаемыми объектами, в PowerPoint есть функции для упорядочения этих объектов относительно друг друга и слайда — выравнивание и распределение. Эти функции сведены в меню Действия Выровнять/распределить (Draw

Align or Distribute, рис. 6).

Рис. 6. Команды упорядочения объектов в PowerPoint

Прежде чем воспользоваться его командами, не забудьте выделить объекты, которые нужно упорядочить. Кроме того, объекты можно объединить в группу, которая будет рассматриваться приложением как один объект. Для этого используется команда Действия Группировать (Draw

Group). Если понадобится снова “расчленить” группу, воспользуйтесь командой Действия Разгруппировать (Draw

Ungroup). Например, “построить” “отряд” на слайде 4 (см. рис. 1) можно так.

Как мы уже выяснили, у каждого объекта PowerPoint есть набор параметров, которые можно менять в окне свойств. Другое средство настройки — специальная панель инструментов (рис. 7).

Рис. 7. Панель настройки параметров изображения

Чтобы ее открыть, выберите команду Вид Панели инструментов Настройка изображения (View

Toolbars Picture) или команду Отобразить панель настройки изображения (Show Picture Toolbar) из контекстного меню объекта. В частности, чтобы изменить цвет “неприятеля” с черного на белый, щелкните на кнопке

. Появится диалоговое окно, показанное на рис. 8.

Это окно делится на две области. Левая содержит цвета изображения и раскрывающиеся списки, позволяющие заменить их на новые. Правая область предназначена для предварительного просмотра. Наконец, обратите внимание на очень полезное меню Действия Повернуть/Отразить (Draw

Rotate or Flip), содержащее команды зеркального отображения объекта относительно горизонтальной и вертикальной осей, а также поворота на 90®. Именно эти команды позволили изобразить “обходной маневр” “противника” на слайде 7 (см. рис. 1). “Трехмерные” операции Стандартные графические объекты PowerPoint можно сделать “трехмерными”. К сожалению, сделать это с графическими объектами, “заимствованными” из других приложений, невозможно. Если захотите вставить в презентацию, например, трехмерный объект Corel DRAW, придется сначала выполнить все “трехмерные” операции в “родительском” приложении, а затем вставить в презентацию готовый объект. Но для “родных” объектов PowerPoint ничего не жалеет. Чтобы в этом убедиться, достаточно выделить один из них и воспользоваться кнопкой

панели инструментов Рисование.

Оказывается, это не кнопка, а целое меню. А если щелкнуть на надписи Настройка объема (3-D Settings), откроется еще и дополнительная панель инструментов, половина кнопок которой тоже открывает вложенные меню (рис. 9). Например, “возвышенное место” (слайд 7 презентации — см. рис. 1) — это обычный треугольник из группы Основные фигуры (Basic Shapes), которому придан объем.

Рис. 9. Инструментарий трехмерной графики в PowerPoint

Слайды — не рисунки на плакатах. Объекты на них могут появляться и исчезать по ходу изложения материала. Для этого выберите команду Показ слайдов Настройка анимации (Slide Show

Custom Animation). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 10.

С его помощью можно сделать так, чтобы каждый объект на слайде появлялся определенным образом в определенный момент. Это может сопровождаться и звуковым эффектом. Диалоговое окно Настройка анимации (Custom Animation) делится на три части. Нижняя, в свою очередь, содержит четыре вкладки. Остановимся на двух первых. На вкладке Время (Timing) определяют порядок появления объектов. Для этого нужно выбрать соответствующий объект из списка Объекты без анимации (Slide objects without animation) и установить в разделе Анимация (Start animation) флажок Включить (Animate). Поскольку объект будет появляться по команде выступающего, нужно также включить режим по щелчку мыши (On mouse click). Объект перейдет из нижнего списка в верхний. Этот список называется Порядок анимации (Animation order) — и не зря. Справа от него расположены две кнопки со стрелками, указывающими вверх и вниз. Когда в списке окажется несколько объектов, их можно будет менять местами при помощи этих кнопок. Чем ближе объект к началу списка, тем раньше он появится на экране. К сожалению, PowerPoint не позволяет присваивать объектам имена, по которым их мог бы “узнать” пользователь.

Озвучивание презентации

Если вы намерены сделать презентацию самостоятельным учебным, или агитационным, или каким-то другим информационным пособием, можете “подключить” к ней звукозапись вашего выступления. Для этого выберите команду Показ слайдов Звукозапись (Record рNarration) и щелкните на кнопке OK. PowerPoint перейдет в режим показа презентации. Вам остается только взять микрофон и, “переходя” от слайда к слайду, рассказать микрофону все, что вы собирались изложить публике.

Зато здесь есть область предварительного просмотра, а в ней у выбранного из списка объекта — такие же манипуляторы, как если бы он был выделен на слайде.

Вставка таблиц и диаграмм

Размещение на слайде таких важных элементов презентации, как таблицы и диаграммы, в сущности, мало отличается от вставки любых других объектов. Ведь на самом деле за эти объекты “отвечает” не PowerPoint, а приложение, в котором они создаются — Microsoft Graph, Word или Excel. Не верите? Создайте в PowerPoint диаграмму при помощи кнопки , а затем выберите из ее контекстного меню команду Открыть объект Диаграмма. Что открылось? Правильно, окно Microsoft Graph. Поэтому если вы умеете создавать таблицы и диаграммы в Word, Excel и Graph, значит, вы умеете создавать их и в PowerPoint. А если не умеете... Что ж, это тема другой статьи. Однако, в отличие от других приложений, диаграммы PowerPoint можно “оживить”. Это делается с помощью вкладки Эффекты в диаграммах (Chart Effects) диалогового окна Настройка анимации (так же, как и с другими графическими объектами; см. рис. 10).

Перейдем на вкладку Эффекты (Effects). Здесь порядок действий таков. 1. Выбираем объект из списка Порядок анимации. 2. Выбираем из раскрывающихся списков, расположенных в разделе Выберите эффект и звук (Entry animation and sound), визуальный и звуковой эффекты, которыми будет сопровождаться появление объекта на экране. 3. Проверяем результат при помощи кнопки Просмотр (Preview). 4. Если он нас удовлетворяет, переходим к следующему объекту. Обратите внимание на еще один раскрывающийся список вкладки Эффекты — После анимации (After animation). С его помощью можно получить весьма оригинальные результаты. Например, на слайде 6 (см. рис. 1), как вы помните, Чапаев объясняет, что будет с отрядом, если он останется без командира. Исчезновение “командира” имитируется эффектом Спрятать по щелчку (Hide After Animation). Одновременно на слайде появляются две косые белые линии, перечеркивающие “красный отряд”. Что вполне соответствует чапаевской фразе: “Иначе без командира и бойцам может быть крышка”. Если же нужно, чтобы объект исчезал с экрана не так быстро, приходится прибегать к более сложным приемам.

Одно из важнейших преимуществ электронной презентации — возможность быстро менять последовательность слайдов, например, в зависимости от уровня подготовки аудитории или вопросов, возникших в ходе выступления. Делают это при помощи стандартного средства — гиперссылок. Вообще, гиперссылка не обязательно должна указывать на слайд открытой в данный момент презентации. Она может “уводить” и в другую презентацию или вообще в другой документ или приложение. Гиперссылкой может служить любой объект. Но, как правило, для этого выбирают надпись или кнопку из соответствующего раздела меню Автофигуры. “Переходят” по гиперссылке во время показа так же, как и на Web-странице: достаточно щелкнуть на соответствующем объекте, и программа “перенесет” вас туда, куда “гиперссылается” этот объект. Для того чтобы объект стал гиперссылкой, выделите его и выберите или из меню Показ слайдов, или из контекстного меню объекта команду Настройка действия (Action Settings). Появится одноименное диалоговое окно (рис. 11). Раскройте список Перейти по гиперссылке (Hyperlink to) и выберите из него объект, переход на который хотите запланировать. Лучше всего сделать такой переход “двусторонним”. Так, в нашей презентации есть слайд, играющий роль “оглавления” — слайд 3. Каждая строчка такого оглавления “ссылается” на определенный пункт чапаевского доклада. С другой стороны, в верхнем правом углу всех слайдов, соответствующих этим пунктам, расположена кнопка возврата к оглавлению. Такая “маршрутизация” даст возможность быстро менять порядок изложения и не начинать демонстрацию заново, если потребуется вернуться к “пройденному” или даже пропущенному материалу.

Внимание! Не обольщайтесь внешним видом кнопок-автофигур. Несмотря на многообещающие названия, такие как основная страница, назад, далее, видеоклип, сами по себе они ничего не делают. Это просто картинки, и заставить их “работать” можете только вы. ...Успех чапаевской презентации был полный. Все, не отрываясь, смотрели на экран. И только Петька шарил по столу голодными глазами. Но все напрасно: картошки он так и не дождался.